Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d)

˹ Über uns

Wer wir sind und was wir tun. Wir unterstützen unsere Kunden dabei, ihre Prozesse und damit ihre Organisation zu digitalisieren. Diese Veränderung verstehen wir als ganzheitliche Aufgabe, die alle Organisationseinheiten und Hierarchiestufen einschließt. Dazu agieren wir als verlässlicher Partner auf Augenhöhe, der seine Kunden mit technologischer, betriebswirtschaftlicher und kommunikativer Kompetenz durch den digitalen Wandel begleitet.

Unsere Kultur und Grundsätze. Was wir tun, muss uns Freude machen - zu jedem Zeitpunkt. Wir nehmen nur Projekte an, die uns im positiven Sinne herausfordern und weiterbringen. Jede Zusammenarbeit ist von einem Miteinander auf Augenhöhe geprägt - im internen wie externen Team. Kompetenz schlägt Hierarchie - immer. Wir gehen offen miteinander um und leben Transparenz.

Unsere Motivation. Um gemeinsam mit unseren Kunden noch erfolgreicher zu sein, suchen wir aktuell eine Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d). 

˹ Das macht Deinen Job aus

Hauptaufgaben Assistenz. Allgemein: Unterstützen der Geschäftsführung im Tagesgeschäft/ in allen administrativen, kaufmännischen und organisatorischen Belangen. Reise- und Terminmanagement. Kommunikation: Betreuen von Postfächern der Geschäftsführung, Kommunizieren mit internen und externen Ansprechpartnern; Sicherstellen der Informationsflüsse zwischen Geschäftsführung und Mitarbeiterinnen/ Mitarbeitern. Meetings/ Veranstaltungen: Organisieren, Protokollieren und Nachbereiten von Meetings/ Veranstaltungen; Nachhalten von ToDos.

Weitere Aufgaben Office Management. Empfangen und Betreuen von Gästen. Koordinieren externer Dienstleister - z.B. Dienstleister Gebäudemanagement. Strukturieren und Durchführen von Bestell- und Einkaufsprozessen. Bestellen und Verwalten von Bürobedarf. Strukturierte Ablage von Dokumenten.

Berührungs- und Kontaktpunkte. Du hast regelmäßig Kontakt zu Kunden sowie zu Kolleginnen und Kollegen.

˹ Das bringst Du mit

Fachlich/ methodisch. Erfahrung in der Assistenz/ im Office Management/ in einer vergleichbaren Position. Kenntnisse in Microsoft Office-Anwendungen, insbesondere in Outlook und Teams.

Qualifikation. Ausbildung zum Managementassistent/in, Ausbildung Kauffrau/-mann Büromanagement, kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation. Quereinsteiger, Fachfremde und Autodidakten mit entsprechender Berufserfahrung willkommen.

Persönlich/ sozial. Selbständige und strukturierte Arbeitsweise. Organisationsgeschick. Effektive Kommunikation und Koordination mit mehreren Stakeholdern und Beteiligten. Serviceorientierung. Freundliches und souveränes Auftreten. Freude am Umgang mit Menschen.

Sprachlich. Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau in Wort und Schrift. Englisch fließend in Wort und Schrift.

˹ Das bieten wir Dir

Wir möchten Dir gerne ein individuelles Angebot machen. Dies können wir erst, wenn wir Dich kennengelernt haben. Bis dahin teilen wir gerne unsere Angebots-Standards mit Dir. 

Unternehmen. Du kannst die Entwicklung des Unternehmens mitgestalten und miterleben.

Aufgaben. Du hast vielfältige Möglichkeiten, einen Unterschied zu machen und Wirkung zu erzielen.

Standort, Lage und Infrastruktur. Du kannst unser Büro in Aachen gut mit dem Auto, öV und dem Fahrrad erreichen. Die Entfernung Büro/ Aachener HBF beträgt ca. 1 km. Für den öV bekommst Du ein Jobticket. Supermärkte, Restaurants, Fitness-Studio etc. sind fußläufig erreichbar.

Büroräume. Du kannst in einem Gebäude mit moderner Innenarchitektur arbeiten.

Technische Ausstattung. Wir statten Dich im Büro top aus und gehen auf Deine Wünsche ein.

Weiterentwicklung. Du hast bei uns viele Möglichkeiten für fachliche Entwicklung und personelle Verantwortung. Gemeinsam sprechen wir über Deine Laufbahn bei uns, Dein Onboarding, Feedback und Personalentwicklung.

Kultur. Wir haben eine offene Kultur mit Raum für Deine Ideen.

˹ Kontakt aufnehmen/ Bewerben

Wir freuen uns, wenn Du Kontakt zu uns aufnimmst, Dein Interesse an der Stelle bekundest oder Dich bewirbst! Lasse uns einfach Deine Kontaktdaten, Deinen Lebenslauf oder einen Link zu Deinem Profil zukommen. Wir verzichten auf ein Anschreiben. Wir verzichten – für die erste Kontaktaufnahme – auch auf Zeugnisse.